Team ConnectUnidad compartida
Cómo los documentos de la empresa en Google Drive llegan a los agentes de IA y cómo compartir archivos con tus colegas.
Tu empresa puede conectar una o más unidades compartidas de Google Drive a Team Connect para que los agentes de IA consulten la documentación oficial: políticas, manuales, procesos. Esta guía explica qué cambia en tu día a día y cómo compartir archivos con tus colegas.
Qué es la unidad compartida de la empresa
La Unidad compartida de la empresa es una integración que configura quien administra Team Connect. No crea una nueva carpeta de archivos dentro de la oficina: los documentos siguen en Google Drive, donde siempre estuvieron.
- Los agentes leen los archivos directamente de Google, en el momento en que los necesitan. Team Connect no guarda copias.
- El acceso es de solo lectura: un agente nunca edita, mueve ni borra un archivo de Drive.
- Cada agente solo ve las unidades que la administración habilitó para él. Un agente sin unidades habilitadas no consulta nada.
Agregar y organizar archivos
Para que un documento llegue a los agentes, debe estar en una de las unidades compartidas habilitadas:
- Abre Google Drive con tu cuenta de la empresa.
- Sube o mueve el archivo a la unidad compartida acordada con tu equipo.
- Listo: la próxima vez que un agente busque, el archivo ya aparece. No hay nada que sincronizar.
Quién puede agregar o editar archivos lo definen los permisos del propio Google Drive, no Team Connect.
Encontrar información pidiéndosela a un agente
La forma de "buscar" en la unidad de la empresa es preguntarle a un agente que tenga acceso a ella.
- Abre el agente desde el mapa o desde la página Agentes de IA y elige Conversar o Tareas.
- Escribe lo que necesitas, por ejemplo: "¿Cuál es la política de reembolso de viajes? Envíame el enlace del documento."
- El agente busca en las unidades habilitadas, lee los documentos relevantes y responde con el nombre del archivo y el enlace.
Consulta cómo pedir y seguir tareas en la guía de agentes de IA.
Qué puede leer el agente
| Tipo de archivo | Cómo lo lee el agente |
|---|---|
| Documentos de Google | Como texto |
| Presentaciones de Google | Como texto |
| Hojas de cálculo de Google | Como tabla |
| Archivos de texto | Tal como están |
Los archivos PDF y de Word (.docx) todavía no se leen. Cada búsqueda trae hasta 20 resultados y los documentos muy largos solo se leen hasta un límite de tamaño; si una respuesta parece incompleta, pregúntale al agente por un documento específico.
Compartir archivos con tus colegas
Para enviarle un archivo a alguien ahora mismo, usa el chat:
- Abre la conversación en el Chat.
- Haz clic en Adjuntar archivo (el clip) o arrastra el archivo a la conversación.
- Envía el mensaje. Las imágenes aparecen en la conversación; los demás archivos se convierten en una tarjeta para descargar.
Los adjuntos son visibles para todos los participantes de esa conversación. Más detalles en la guía de chat.
Tu unidad personal
Además de la unidad de la empresa, puedes habilitar tu propio Google Drive para que los agentes lo usen solo en las tareas que tú pidas. Hazlo en Integraciones → Mías → Google Drive → Permitir acceso a Drive. Consulta el paso a paso en integraciones.